Caverion Blogi

Unohda turha etäkokoussäätö – videoneuvottelujen ei tarvitse olla hankalia!


Yhdistetyn viestinnän ratkaisut

Kuten aiemmassa blogikirjoituksessa kirjoitimme, videoneuvotteluiden ja etäkokouksien tekniset ongelmat aiheuttavat yrityksissä jatkuvaa päänvaivaa ja tehottomuutta. Kaikki jotka ovat koskaan istuneet etäpalaverissa tunnistavat varmasti ongelman. Ongelmien ytimessä on usein se, että eri järjestelmät ja teknologiat eivät keskustele keskenään. Etäkokoustamisen ei kuitenkaan tarvitse olla niin vaikeaa, vaan ongelmiin on kehitetty helppo ja toimiva ratkaisu.

Yhdistetyllä viestinnällä joustavuutta videoneuvotteluihin

Yhdistetty viestintä tulee sanoista Unified Communications (UC), joka tarkoittaa pikaviestintäpalvelun, äänen, kuvan ja läsnäolotiedon hyödyntämistä useiden ihmisten kesken tavallisen avoimen verkon yli. Joustavimmat ohjelmistot toimivat melkein millä tahansa laitteella, eli tietokoneella, puhelimella ja tabletilla ja lisäksi joihinkin voi yhdistää myös perinteisen videoneuvottelujärjestelmän.

Yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla videoneuvotteluteknologiasta voi poimia rusinat pullasta. Tällöin kokoustilasta löytyy normaalit videoneuvottelulaitteet, kuten kamera- ja mikrofonijärjestelmät sekä kosketusnäytöllinen tietokone, joka pyörittää ohjelmistoa. Uutta on kuitenkin se, että osallistuja voi valita, liittyykö kokoukseen omalta tietokoneeltaan henkilökohtaisilla tunnuksillaan hyödyntäen kuitenkin laadukasta kokousteknologiaa vai käyttääkö mieluummin pelkkää kokoustilaan asennettua ohjelmistoa ja laitteistoa.

Ohjelmistopohjaisten ratkaisujen juju on siinä, että tarvittaessa kokouksiin liittyä voi tietenkin myös vaikkapa omasta työhuoneestaan ja omalta tietokoneeltaan. Tällainen moneen taipuva kokousratkaisu helpottaa erityisesti liikkuvien käyttäjien työskentelyä, sillä kokoukseen on helppo liittyä yksinkertaisesti marssimalla sisään kokoushuoneeseen.

Helppokäyttöisyys kunniaan – aikaa jää itse kokoukselle

Teknologiaorientoituneet tee-se-itse -ihmiset tuskin kokevat ongelmaksi erillisten pöytämikrofonien asentamisen ja tarvittavista ohjelmistoista huolehtimisen, mutta suurimmalle osalle peruskäyttäjistä helppokäyttöisyys on tärkeää hektisessä työarjessa. Jos laitteiden käyttäminen ja ongelmatilanteiden ratkaisu vievät liikaa aikaa varsinaiselta kokoustamiselta, moni käyttäjä turhautuu heti alkuunsa – ja aivan syystäkin.

Modernit yhdistetyn viestinnän kokousratkaisut on suunniteltu mahdollisimman helpoiksi ja niiden käyttöönotto saumattomaksi. Jos koko paketista lisäksi vastaa yksi ja sama taho, helpottaa se entisestään käyttöä ja hallinnointia myös mahdollisissa ongelmatilanteissa.

Ei enää mustia laatikoita – hyvä hallittavuus ja tietoturva

Aina kun uusia laitteistoja ja sulautettuja tietokoneita asennetaan, herää tietohallinnossa väistämättä kysymyksiä: millainen hallittavuus laitteissa on, mitä portteja järjestelmiä varten tarvitsee avata, millainen tietoturva on?

Etenkin huono hallittavuus aiheuttaa kiusaa paitsi tietohallinnon, myös kokoustajien arjessa. Jotkin tietoturvaohjelmat saattavat esimerkiksi blokata sellaiset kolmannen osapuolen laitteet, joita ei ole erikseen määritelty turvallisiksi. Virallisten ratkaisujen kanssa tällaisia ongelmia ei tule, ja niissä on lisäksi kaikki yleisimmät tietoturvaluokitukset.

Tietohallinnon näkökulmasta virallinen yhdistetyn viestinnän ratkaisu on myös läpinäkyvä. Käyttäjien tuskin sallittaisiin asentaa villejä tukiasemia työpaikalleen, joten miksi neuvotteluhuoneeseenkaan haluttaisiin mustia laatikoita, joita ei pystytä hallinnoimaan itse?

Caverion asiantuntija Toni Sarjala

Toni Sarjala
myyntijohtaja
Caverion Suomi Oy




Julkaistu 25. syyskuuta 2017




Lue Tampereen yliopiston kampukselle toteutetusta kokonaisvaltaisesta AV-ratkaisusta

 

Leave a comment